Captação estratégica de alunos para o EAD: 5 pontos essenciais para ter sucesso

O Ensino a distância - EAD tem ganhado cada dia mais espaço no cenário da educação no Brasil. O avanço e a popularização da tecnologia tem proporcionado às Instituições de Ensino Superior - IES uma grande expansão, alcançando locais em que as oportunidades de formação profissional são escassas, o que beneficia a economia e o mercado de trabalho. 

Dados divulgados no Censo EAD Brasil, mostram um cenário tecnológico muito favorável para este campo da educação. O acesso da população à internet, em 2018, foi de 67%, sendo 71% em cidades e 44% em áreas rurais; o número de usuários de smartphones chegou a 71%; e o tempo de conexão por dia atingiu a marca de 9 horas.

São muitas as instituições que já usufruem dos benefícios desse cenário tecnológico. Segundo o Censo do Ensino Superior de 2017 (Inep), houve um acréscimo de 17,6% no número de alunos que optaram pelo ensino superior a distância no país. Acompanhando essa tendência, o Censo de 2018/2019 mostrou que pela primeira vez o número de vagas oferecidas nessa modalidade foi maior do que no modelo presencial, foram 7.170.567 vagas remotas contra 6.358.534 vagas presenciais. 

Essa realidade traz para as Instituições de Ensino Superior a distância muitas oportunidades, mas também um quadro competitivo bastante acirrado. É cada vez maior o desafio de captar alunos e retê-los na instituição frente a tantas ofertas. 

O grande desafio tem sido não apenas alcançar mais pessoas, mas estabelecer uma comunicação estratégica com o perfil certo de aluno, que irá usufruir do acesso à educação e da formação profissional, estabelecendo uma relação de compromisso e confiança com as instituições de ensino. É esse conjunto que possibilita a retenção. 

Para alcançar esse padrão é preciso considerar algumas etapas e ações importantes durante o processo de captação dos alunos, como será apresentado a seguir:  

1 - Conheça profundamente o perfil do aluno do EAD

Esse é o ponto primordial de qualquer estratégia de prospecção, mas nesse caso pode definir não somente o sucesso nas metas de captação, mas a sustentabilidade dos cursos. 

De forma geral, pessoas que optam pelos cursos EAD possuem características e necessidades bastante específicas como flexibilidade de horários e valores mais acessíveis, além disso é importante que elas tenham autonomia e disciplina como perfil. 

Mas além dessas características gerais, elas podem apresentar outras especificidades de acordo com a região e o tipo de curso, por isso questionar e fazer o levantamento dos pontos a seguir, considerando suas especificidades por curso e região, pode deixar sua estratégia mais eficiente: 

• Qual a faixa etária predominante?
• Quais as principais características do curso EAD ofertado?
• Qual o perfil de aprendizagem desse público e como adaptar o formato EAD para atendê-lo?
• Quais canais de comunicação utilizam e qual a melhor linguagem para se relacionar com o público?

O ensino a distância é muito centrado na tecnologia e na inovação, entender como as pessoas se relacionam com esses pontos é essencial para apresentar os diferenciais da Instituição de forma atraente para o aluno. 

2 - Organize sua estratégia seguindo as etapas de aproximação

Para que a abordagem da equipe de captação seja eficiente é fundamental entender como um aluno escolhe a instituição de ensino, organizando a comunicação de acordo com cada passo dado por ele durante o processo de decisão e efetivação da matrícula. Esse processo é chamado no marketing de funil de captação e ele pode ser organizado de acordo com as seguintes etapas: 

• Lead: trata-se da primeira triagem, a comunicação é mais aberta para atrair qualquer pessoa que esteja em busca de um curso e que esteja avaliando as opções disponíveis no seu entorno.
• Aluno qualificado: nesse ponto a comunicação já se estabelece de forma mais direta e focando no perfil do aluno mapeado como ideal para o curso e que apresenta mais chances de efetivar a matrícula. 
• Aluno em negociação ou avaliação: Aqui a comunicação precisa ser rica em informações e a equipe muito bem preparada para tirar dúvidas, pois o contato se estabelece com quem está avaliando os planos disponíveis, fazendo testes gratuitos ou realmente em fase de negociação com a instituição. 
• Aluno matriculado: mesmo já tendo chegado ao resultado almejado é importante que o aluno que efetivamente realizou a matrícula ou inscrição no seu curso seja estimulado a sentir-se satisfeito com sua decisão, a comunicação precisa reforçar positivamente que tomou uma boa decisão. Essa postura pode inclusive levar o aluno a auxiliar no processo de captação de outros alunos que estão indecisos. 

3 - Veja o processo de captação de forma cíclica

Os esforços de marketing de uma instituição de ensino costumam ser constantes, mas bastante sazonais. De forma geral os planos contemplam o tempo de captação, o levantamento dos custos envolvidos, a manutenção da qualidade, os riscos e a integração de todas as tarefas envolvidas no alcance de novas matrículas.

Fique atento aos ciclos para poder usar a repetição das ações para monitorar resultados. Utilize ferramentas on-line para acompanhar as inscrições durante o processo seletivo, considerando uma margem de negociação para inserir novas ações promocionais ou de relacionamento ao longo das campanhas. 

Gerencie os esforços entre os cursos que apresentam maior procura, gerando concorrência no vestibular e os que possuem procura abaixo ou próximo do limite. A concorrência no vestibular é um indicador importante de que a campanha está no caminho certo, mas o foco deve ser alcançar a viabilidade para todos os cursos. 

Utilize cada ciclo, seus problemas e aprendizados, para aprimorar a abordagem com o público e as estratégias competitivas. Assim o setor de captação irá se tornar cada vez mais inteligente e estratégico. 

4 - Invista em mídia digital

A mídia digital tem auxiliado muito no processo de captação, são muitas frentes de comunicação que podem ser trabalhadas por meio dela: relacionamento direto com interessados, geração de informação e conteúdo, inscrição, lista de aprovação e matrícula. Tudo pode ser feito on-line, agilizando processos, otimizando recursos e facilitando o acesso dos alunos em potencial. 

Utilize a tecnologia ao seu favor, invista em meios de comunicação digitais e mobile. Mas entenda, é possível ampliar, mas não trocar os meios tradicionais pelos digitais, vivemos ainda uma processo de transição dos hábitos de mídia, então é preciso oferecer atendimento e anunciar cobrindo todos os canais disponíveis, assim é possível contemplar as necessidades e preferências de diferentes perfis de consumidores.  

Campanhas de captação costumam ter em média 50 dias, mas podem variar de acordo com a verba e planejamento de cada instituição. Distribua seus investimentos entre links patrocinados, vídeos, posts variados, fóruns de debates e até áudios para Whatsapp, considerando o tempo necessário para ter alcance (número de pessoas diferentes impactadas) e frequência (quantidade de vezes que essas pessoas serão impactadas). Uma boa estratégia é aumentar os investimentos nas últimas duas semanas para impulsionar o processo de decisão. 

Mídias digitais permitem que seja feito um monitoramento constante de seus impactos. Peça relatórios para a equipe de marketing e acompanhe o avanço progressivo dos seus investimentos. Essa atitude pode demonstrar canais que são mais, ou menos, eficientes para o público que sua instituição está buscando e permite que sejam feitos ajustes durante a execução do plano de mídia.

5 - Analise os resultados de forma global e invista considerando necessidades locais

Além das mídias de massa e de marketing direto é importante que a instituição invista na rede de relacionamentos com a comunidade a que cada polo de apoio presencial pertence, para que seja fortalecida a imagem de confiança e competência da instituição na localidade. 

A promoção de eventos que reúnam as lideranças locais e formadores de opinião, assim como a participação em ações promovidas por eles, podem dar bons resultados a médio e longo prazo, propiciando parcerias tanto por meio de convênios, quanto de embaixadores para a marca da sua instituição. 

Para isso, faça reuniões e crie um fluxo de informação com as equipes locais, permitindo que eles identifiquem as melhores oportunidades e indiquem ações e ferramentas necessárias para que sejam feitas essas aproximações. Quanto mais informações a comunidade obtiver sobre a instituição, maior vai ser a percepção de transparência e confiança a seu respeito. 

Outro ponto importante é a gestão de polos ao longo das campanhas. Instituições com muitos polos precisam pensar suas estratégias de forma global para otimizar recursos, mas é fundamental que estejam atentas às necessidades de cada uma de suas unidades.

Com o auxílio de um bom software de gestão educacional é possível fazer uma análise complexa, em que se possa monitorar os resultados em termos de inscrições e matrículas de forma global, e também por polo. Para isso é preciso que esse sistema integre todas as unidades e detalhe os resultados de cada polo, como o sistema oferecido pela Mannesoft Prime. Com ele tanto a gestão acadêmica, quanto a gestão corporativa funcionam de forma integrada, facilitando o monitoramento em tempo real e a gestão de todo o processo de captação e entrada de novos alunos. 

A integração de unidades e equipes é o ponto central para uma captação frutífera. Os resultados só serão alcançados por meio do esforço coletivo de consultores, gerentes, supervisores, analistas e colaboradores empenhados para alcançar um objetivo em comum. Não há possibilidade de uma única pessoa implantar polos e alcançar as metas de matrícula ao mesmo tempo, é preciso que o trabalho seja feito em equipe. 

Portanto, monitore ações e investimentos, dê boas condições e ferramentas de trabalho para a equipe, para que todos possam buscar os resultados juntos e comemorar cada meta alcançada durante esse processo. 

A Mannesoft Prime é parceira de importantes instituições de ensino pelo país, auxiliando no seu crescimento tanto no monitoramento durante o processo de captação, quanto na gestão e retenção dos alunos ingressos. Entre em contato com nossa equipe e conheça todas as vantagens que a Mannesoft Prime pode oferecer para sua instituição de ensino.