Como fazer a gestão financeira da sua escola

O funcionamento de uma escola vai muito além da rotina em sala de aula e, além do professor, diversas pessoas trabalham todos os dias para que a instituição mantenha as portas abertas e continue crescendo. Para isso, um aspecto fundamental é a gestão financeira para escolas, já que a distribuição de recursos impacta todos os outros elementos que formam uma instituição de ensino de qualidade.

Qualquer instituição de ensino, pública ou privada, precisa ser gerida como uma empresa para garantir o controle financeiro e possibilitar a realização de planos a curto, médio e longo prazos. Por isso, a gestão financeira é um dos pilares de uma boa gestão escolar e deve atuar em diversas frentes sem perder o foco no aluno e na qualidade do ensino.

Benefícios da gestão financeira para escolas

A gestão financeira escolar envolve a sistematização de procedimentos administrativos relacionados ao gerenciamento das contas da instituição, planejando as entradas e saídas de recursos de forma a garantir a eficiência da escola como um todo. 

Para isso, devem ser utilizados métodos para analisar e controlar as finanças sem prejudicar a instituição.

Confira os principais benefícios de uma gestão financeira eficiente para escolas:

• Facilitar o pagamento das mensalidades e, com isso, evitar a inadimplência;
• Otimizar os recursos e reduzir gastos desnecessários;
• Direcionar recursos para o desenvolvimento da instituição;
• Organizar a rotina escolar para priorizar o ensino;
• Aumentar o controle de receitas e despesas;
• Auxiliar a tomada de decisões a partir de dados e informações mensuráveis.

Como lidar com inadimplência e atrasos nas mensalidades?

Qualquer escola, seja pública ou privada, precisa controlar seu capital e lidar com gastos como pagamento de funcionários, compra ou conserto de equipamentos, reformas e manutenção da estrutura física, cursos de atualização e capacitação profissional, investimentos em novas tecnologias e outras necessidades.

Grande parte do dinheiro utilizado para essas atividades vêm das mensalidades, portanto a inadimplência é um problema grave que pode impactar no funcionamento da instituição como um todo.

Além disso, é preciso saber lidar com as sazonalidades do setor e criar o planejamento financeiro, uma ferramenta que serve para nortear as ações da escola durante o ano letivo e ajuda a solucionar problemas do dia a dia da gestão escolar.

Com este documento, é possível levar em conta as particularidades de cada instituição de ensino e criar metas viáveis de acordo com os recursos disponíveis.

Por isso, é preciso criar um plano de ação para minimizar essas ocorrências e adotar estratégias para lidar com os casos de inadimplência, seja oferecer novas formas de pagamento, renegociar os débitos ou flexibilizar os juros em busca de um relacionamento benéfico para todas as partes envolvidas.

Além de uma equipe dedicada a realizar as cobranças, para lidar com a inadimplência é necessário criar um procedimento padrão com as informações dos pais ou alunos que estão em débito para identificar as causas do atraso, acertar uma nova data para pagamento e atualizar as formas de contato para enviar lembretes constantes.

Assim, as instituições de ensino podem aplicar medidas cabíveis aos seus clientes inadimplentes como multas, cobrança de juros e correção monetária – de acordo com o art. 52, § 1º do Código de Defesa do Consumidor, no entanto, as multas não podem ser superiores a 2% do valor da mensalidade.

Além disso, também é importante ressaltar que as instituições de ensino não podem aplicar qualquer tipo de medida punitiva ao estudante que cause algum prejuízo acadêmico, como proibir a realização de provas, a participação em atividades escolares ou promoção de qualquer tipo de constrangimento.

Com relação à gestão financeira para escolas de diversos portes, é necessário ter estratégias preditivas e não apenas reativas.

Dessa forma, é possível garantir a saúde financeira da instituição sem sofrer prejuízos decorrentes de crises econômicas ou da oscilação natural do mercado.

Como um software pode auxiliar na gestão financeira

Independentemente do porte da sua instituição de ensino, a gestão financeira é uma tarefa complexa e que exige muita atenção, pois tem o objetivo de manter o orçamento equilibrado e a prestação de contas mais organizada, além de impactar diretamente no dia a dia da escola.

Assim, para facilitar esse trabalho e ajudar as escolas no gerenciamento administrativo e financeiro, atualmente existem diversas ferramentas para garantir uma gestão eficiente e produtiva. 

Com o auxílio da tecnologia, é possível automatizar as cobranças, acompanhar o histórico de pagamentos, controlar com facilidade as mensalidades, gerar relatórios personalizados, controlar a inadimplência e muito mais.

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