Gestão educacional: a importância da análise dos relatórios na tomada de decisão

O dia a dia de uma escola de médio e grande porte é repleto de informações a serem armazenadas. São muitos dados quando pensamos em todos os departamentos, desde o financeiros com informações de compras, pagamentos e recebimentos, até informações pedagógicas como número de faltas, percentuais de participação nas atividades e resultados de avaliações. 

Se olharmos para esses números isoladamente, eles trazem apenas informações pontuais, mas quando são associados a outros números e organizados em relatórios, tornam-se essenciais para acompanhar o desenvolvimento da escola ao longo de um período e planejar os próximos passos da gestão. 

A informação torna-se um grande capital para a administração da escola quando ela possui sistemas e ferramentas para lidar com os dados, podendo assim enxergar com antecedência possíveis falhas e oportunidades. 

Os relatórios de gestão educacional facilitam a tomada de decisão e melhoram o fluxo da comunicação entre setores da escola, pais e alunos, por isso, são essenciais para uma gestão integrada. 

Principais características de um bom relatório

Um bom relatório gerencial, irá partir sempre das diretrizes estipuladas no planejamento geral, ou do setor. A validade do relatório passa pela precisão das informações, por isso é fundamental que o documento contenha informações completas e atualizadas. 

Relatórios de qualidade são concisos, incorporam apenas informações altamente relevantes para a análise a que eles se propõem. Os dados abordados devem estar alinhados à necessidade da análise. Além disso, devem permitir que seja feita uma leitura rápida sobre o que está sendo apresentado, por meio de templates que organizem visualmente as informações e tópicos, sintetizando o desdobramento dos conteúdos. 

Por outro lado, é preciso tomar cuidado para não confundir concisão e funcionalidade com superficialidade. Adotar soluções tecnológicas que auxiliem na gestão da informação e no cruzamento dos dados, pode ser de grande ajuda nessa equação.

Relatórios de gestão devem ser sempre acompanhados

Desenvolver na cultura organizacional da escola ou redes de ensino, o hábito de elaborar e acompanhar os relatórios de forma atenta pode ser trabalhoso. No entanto, existem softwares focados em Gestão Educacional como o Mannesoft Prime, que além de auxiliar na elaboração das métricas do relatório, oferecem painéis de indicadores de desempenho em tempo real, facilitando esse trabalho. Confira abaixo algumas das vantagens dessa prática: 

• Informações sempre atualizadas

A tomada de decisão em uma escola muitas vezes exige rapidez e prontidão. A possibilidade de ter relatórios sempre atualizados para isso pode ser um grande aliado da gestão. Por meio deles é possível ter um panorama atual do contexto em que a escolha deve ser feita, reduzindo as chances de equívocos.

• Corrigir e aprimorar estratégias

A atualização constante de um relatório dá subsídio aos responsáveis pela gestão para verificar o andamento das estratégias e ações estipuladas no planejamento. Assim é possível dar melhor suporte para a equipe caso haja imprevistos ou dificuldades em sua  implementação. 

• Identificação de novas oportunidades

Quando as diversas equipes da escola têm a possibilidade de monitorar e visualizar o desenvolvimento de seu próprio trabalho por meio dos relatórios, elas se tornam mais próximas, o que gera identificação de oportunidades que dificilmente seriam notadas de outra forma. Isso acontece porque no dia a dia as equipes podem estar focadas em questões pontuais, mas quando observam seu trabalho de forma longitudinal, conseguem enxergar relações causais e pontos de melhoria. 

• Acompanhar o desempenho do aluno junto à equipe pedagógica

Muitas redes de ensino atualmente, incrementaram ou trocaram o sistema de boletim pela apresentação de relatórios descritivos da aprendizagem dos alunos. Sem descartar a tradicional prova, o relatório é resultado da soma de vários instrumentos avaliativos. Por meio desse instrumento, é possível visualizar o desenvolvimento global de cada aluno na escola, abrangendo informações que as tradicionais notas ou conceitos não eram capazes de oferecer. 

A importância de automatizar processos burocráticos para facilitar o monitoramento 

No início do texto é citada a quantidade de informação que uma escola pode acumular em apenas um dia de atividade. Muitas dessas informações são qualitativas e só poderão ser fornecidas com segurança e profundidade pela observação especializada de gestores e educadores. Entretanto, há uma série de informações cotidianas que podem ser automatizadas tanto no setor administrativo quanto no pedagógico, facilitando análises mais quantitativas. 

 Ter um Sistema de Gestão Educacional que funcione de forma Integrada permite ter todas as informações da escola como: entradas e saídas do setor financeiro, dados da gestão de pessoas, controle de catracas e participação dos alunos no ambiente on-line, centralizadas em um só local, para que possam ser armazenadas, lapidadas e organizadas em relatórios. 

Se você identificou que a gestão do seu ambiente educacional pode ser mais eficiente e dinâmica com a utilização de relatórios gerenciais, entre em contato com a equipe da Mannesoft Prime e conheça todas as ferramentas que esse software de gestão pode oferecer.