Gestão Educacional: como evitar 5 erros comuns na administração de um ambiente

Dentro da dinâmica de qualquer modelo de gestão é preciso desenvolver um olhar franco e analítico sobre as falhas e os acertos da administração de uma instituição de ensino. 

O exercício constante dessa reflexão diante dos processos cotidianos, possibilita que a equipe de gestão esteja um passo à frente na busca por soluções satisfatórias para os problemas do dia a dia e sempre atenta às oportunidades de crescimento da instituição. 

Uma gestão que está sempre "correndo atrás do prejuízo" pode ter o andamento da escola, curso ou ensino superior profundamente afetado. Além do desgaste da equipe e da estrutura, a instituição pode colocar em risco sua imagem perante os alunos e a comunidade escolar ou acadêmica. 

Confira alguns aspectos fundamentais para uma boa gestão educacional, que ao serem negligenciados tornam-se fonte da maior parte dos erros cometidos nos processos cotidianos de escolas, cursos e Instituições de Ensino Superior (IES).  

1 - Visão de negócio confusa

A maioria das escolas e IES, elege seu diretor ou diretora geral entre os membros do quadro pedagógico ou acadêmico. Esse tipo de escolha pode ser muito acertada, se for complementada com uma equipe de apoio que possua formação ou especialização em áreas administrativas e de gestão. 

Essa equipe multidisciplinar contribui para que a instituição não tenha seu foco muito restrito no ensino e por consequência torne sua estrutura inviável. O ideal é que a equipe integre todas as frentes de trabalho: setor acadêmico, de gestão de pessoas e até o financeiro, por meio de uma visão clara do negócio, de sua missão, objetivos e metas. 

2 - Falta de integração no planejamento

É comum as atividades do início do ano letivo serem voltadas para o planejamento pedagógico, que por sua vez, é fruto do planejamento geral da escola ou IES, elaborado anteriormente. 

As frentes de trabalho que movem as engrenagens das instituições de ensino nem sempre trabalham em sintonia, muitas vezes os processos se dão em paralelo, ou de forma isolada, o que prejudica o funcionamento e a sinergia das ações. 

 A falta de integração no planejamento, ou um plano que não dialoga com a comunidade escolar e acadêmica como um todo, levará a conflitos de interesse e práticas equivocadas, em médio e longo prazos, acarretando na perda de tempo e de recursos, além de afetar o ambiente de ensino e a imagem da escola ou IES.  

Por isso, é muito importante ter um planejamento detalhado, que deixe claro para todos as diretrizes estratégicas, as medidas táticas e operacionais de cada área. Assim é possível alcançar uma educação de excelência com uma estrutura integrada e eficiente, que dê respaldo para o desenvolvimento dos alunos e professores. 

Quando os objetivos e metas estão claros para todos, o ambiente se torna mais transparente, professores e alunos desenvolvem senso de propósito e passam a compreender melhor as decisões da equipe administrativa. Consequentemente, o ambiente se torna mais igualitário e participativo. 

3 - Falta de organização na comunicação com pais e alunos

A falta de constância e organização na comunicação entre a escola e os pais, ou entre as Instituições de Ensino Superior e seus alunos, são muitas vezes as causas de conflitos que abalam os relacionamentos nesses espaços.  

Com a ausência de informações por parte da escola, sobre a rotina dos estudantes, o método de ensino e atividades pedagógicas, podem ocorrer quedas de desempenho entre os alunos, difíceis de serem sanadas, pois não há espaço para os pais participarem ativamente do desenvolvimento intelectual e pessoal dos filhos. 

Já nas IES, a falta de comunicação com o corpo discente pode levá-lo a negligenciar atividades extracurriculares e ignorar oportunidades ligadas à pesquisa e extensão, que são importantes para uma formação profissional mais completa. 

Por meio das ferramentas tecnológicas, essas informações, têm se tornado cada vez mais fáceis de serem sistematizadas e compartilhadas por meio de calendários e agendas on-line, que podem ser customizados e direcionados tanto para um ano específico, uma turma, até para um aluno. 

Uma agenda digital, por exemplo, permite disparar convites para reuniões e eventos, com o devido acompanhamento das confirmações, o que evita a falta de quórum. 

Sistemas de gestão educacional tornaram a comunicação entre a escola e as famílias, e as IES e seus alunos, mais próxima e organizada, adequando o cotidiano escolar e acadêmico ao ritmo da rotina atual dos pais e universitários. 

4 - Desatenção com o quadro de inadimplência

A inadimplência é um dos problemas mais graves que as Instituições de Ensino enfrentam hoje. Controlar e cobrar os pagamentos não é tarefa fácil. O próprio exercício de mapear alunos inadimplentes requer tempo e equipe para serem feitos constantemente.  

Quando essa verificação não é feita de forma periódica e sistemática, escolas e IES demoram para perceber a dimensão do prejuízo e quando alguma atitude é tomada, já se faz necessário arcar com as defasagens geradas pela falta de recurso, como problemas na infraestrutura física, queda do nível de qualidade do material didático e da capacitação dos docentes e técnicos administrativos. 

Algumas iniciativas podem ajudar, como oferecer possibilidades de negociação para pais e alunos, ou promover campanhas para incentivar os pagamentos atrasados. Mas é fundamental que a escola invista em boas ferramentas de gestão financeiras. 

Softwares de gestão educacional que oferecem ferramentas integradas de gestão financeira são a melhor opção pois cruzam os números de outras áreas da escola como desempenho do aluno e evasão, com dados financeiros, possibilitando o entendimento mais complexo da situação. Isso facilita encontrar soluções de cobrança e negociação mais eficientes.

5 - Desvincular a tecnologia dos processos de gestão

A tecnologia já foi incorporada por boa parte das salas de aula atuais. Para conseguir envolver os alunos é preciso acompanhar suas dinâmicas de aprendizado e a linguagem que os mobiliza. Entretanto, na àrea da gestão educacional escolar ou universitária os recursos tecnológicos muitas vezes são subutilizados. 

É comum encontrar softwares que operacionalizam processos de secretaria, financeiros ou gestão de pessoas, mas ainda são poucas as instituições que utilizam soluções para trazer mais inteligência para a gestão, por meio de relatórios que auxiliam na identificação de gargalos, vulnerabilidades, potenciais de crescimento e desenvolvimento de métricas para o monitoramento da instituição como um todo. 

São diversas as facilidades oferecidas por Softwares de Gestão, desde a automatização de processos até a possibilidade de consulta multiplataforma, com interfaces para smartphones, tablets e outras telas. 

O Mannesoft Prime oferece todos esses recursos e muitas outras soluções que auxiliam a equipe de gestão educacional na operacionalização de seus planos e metas. Entre em contato e conheça nossa plataforma e todos os benefícios que ela pode trazer para seu ambiente de trabalho.