Orçamento educacional: 5 dicas de gestão financeira para um planejamento eficiente

O orçamento educacional é uma ferramenta indispensável para uma gestão eficiente. Ele serve como um referencial importante para manter as demandas sob controle, os investimentos bem aplicados e uma tomada de decisão rápida e consistente. 

Esse instrumento de gestão financeira deve partir de um mapeamento de como a receita será distribuída entre custos, despesas e investimentos da instituição de ensino. Por isso, é importante dedicar tempo e energia intelectual em um planejamento, antes de definir o orçamento educacional, para que ele ofereça um panorama detalhado de como os recursos da escola serão alocados ao longo do ano. 

Quando iniciar o planejamento do orçamento educacional?

O ideal é que esse planejamento seja pensado para o período de um ano. Ele pode começar a ser elaborado a partir do último trimestre, momento em que é possível avaliar o desempenho da escola no ano vigente e propor correções e melhorias para o próximo ano. 

O período de elaboração pode variar de acordo com a dinâmica de cada instituição, o importante é que o orçamento esteja disponível no início do ano letivo e que tenha suas bases em uma análise do cenário da escola, levando em consideração a realidade local e a conjuntura macroeconômica em que a instituição está inserida. 

Destaque-se no cenário educacional da sua região 

Assim como as outras áreas do planejamento, a gestão financeira deve atuar a serviço do desenvolvimento da instituição de ensino como um todo, para que ela se destaque entre os concorrentes que são referência. Para isso é preciso manter uma estrutura que valorize os seguintes pontos:

• Equipe de professores e colaboradores capacitados e engajados;
• Ambiente de ensino com uma estrutura agradável, limpa e segura; 
• Manutenção e renovação dos recursos didáticos para a sala de aula;
• Investimento em recursos pedagógicos que atendam às necessidades específicas dos professores e alunos em cada fase da aprendizagem; 

Instituições de sucesso são geridas tendo clareza de seus planos de gestão e seu orçamento anual. Assim elas conseguem manter sua força e credibilidade no mercado, sem comprometer sua saúde financeira com imprevistos e investimentos sem retorno. 

Tornar isso possível passa por 5 pontos essenciais no planejamento do orçamento educacional: 

1 - Alinhamento entre o orçamento e a estratégia de crescimento

O orçamento anual de uma instituição de ensino precisa considerar necessidades a curto, médio e longo prazos. É importante estar consciente das estratégias da gestão para que ele não se torne uma barreira para seu desenvolvimento. 

Para isso é importante que o orçamento seja fundamentado em métricas, relatórios e indicadores. Sem esses recursos a tendência é que o orçamento seja pensado apenas para questões corriqueiras.

Defina quais são os indicadores mais importantes, considerando: a taxa de crescimento, volume de matrículas, quadro de colaboradores, contratações e turnover, além da taxa de expansão da instituição de ensino.

2 - Levantamento dos gastos previstos para o próximo ano

É fundamental ter em mãos o levantamento de gastos de cada área, incluindo custos, despesas e também necessidades de investimento e manutenção para o próximo ano. 

A atenção deve estar voltada para os aumentos provocados pela inflação, gastos com tributos e impostos, e encargos trabalhistas como férias e 13° salário. Essas despesas são recorrentes e podem ser muito altas de acordo com o porte da instituição, sua classificação fiscal e tributária. 

3 - Organização de gastos por centros de custo

Os centros de custo podem ser organizados por áreas, departamento ou projetos. A organização dos gastos por centros de custo, ajuda a ter maior clareza da distribuição da verba, pois essa medida facilita a identificação da origem de receitas e gastos e o monitoramento financeiro da instituição ao longo do período. 

4 - Estabelecimento da margem de segurança 

A realidade de uma instituição de ensino está sempre sujeita a mudanças de cenário, erros e imprevistos. O orçamento educacional é estabelecido por meio de projeções, mas calcado em um contexto que se transforma constantemente. 

Para evitar que essa circunstância se converta em instabilidade financeira e prejuízo é importante trabalhar com uma margem de segurança sobre cálculos gerados.  

Cada instituição vai ser capaz de estabelecer um percentual de acordo com sua realidade financeira. Essa margem poderá ser maior ou menor, considerando os dados disponíveis e o nível de confiança nessas informações. É comum em situações que haja riscos de mudanças e imprevistos, as empresas aplicarem 15% ou 20% do valor como margem de segurança, no total do orçamento. 

5 - Monitoramento dos gastos por meio de software de gestão financeira

Para garantir o sucesso e a eficiência do orçamento anual é preciso acompanhar as finanças da instituição constantemente, observando as entradas e saídas de cada centro de custo e do negócio como um todo, para que seja possível fazer intervenções e ajustes a tempo de evitar prejuízos e residuais de ações que saem do planejado. 

Viabilizar esta prática torna-se mais simples com o uso de softwares de gestão educacional como o Mannesoft Prime, que oferece uma interface para a gestão financeira, facilitando a coleta de dados em larga escala e organizando as informações de acordo com as métricas da instituição. Essa ferramenta oferece outras funcionalidades como agendamento de pagamentos e a programação de tarefas repetitivas e onerosas. 

Com o auxílio dessa solução é possível dedicar-se à gestão de forma eficaz e observar estrategicamente o desenvolvimento do plano anual, focando sempre no crescimento. Invista no planejamento do orçamento educacional e coloque sua instituição entre as melhores.