Sistema de gestão educacional: uma ferramenta que vai além do controle financeiro.

A constante evolução das instituições de ensino está intimamente vinculada à figura do gestor escolar, tanto em sua função pedagógica quanto na gestão e administração do ambiente de aprendizado. 

Para ocupar um cargo de gestor em uma escola de grande porte, é preciso ter um perfil abrangente que congregue competências como: conhecimento técnico, visão de futuro, planejamento e flexibilidade para lidar com questões relacionais que surgem no cotidiano desse ambiente de trabalho.

Além de garantir um sistema de ensino de qualidade e um ambiente favorável para o desenvolvimento dos alunos e do quadro discente, é tarefa do gestor escolar encontrar caminhos e ferramentas que garantam a rentabilidade da escola e a sustentabilidade da sua estrutura como negócio. 

Buscando a excelência no ambiente de aprendizado 

É possível identificar um ambiente de aprendizado que chegou a sua excelência através do bom rendimento dos alunos em cada fase, considerando sua formação integral como cidadãos, as baixas taxas de evasão escolar e também pela boa comunicação entre a escola, pais e comunidade. 

Alcançar a excelência no ambiente educacional é o principal desafio de um gestor e esse status só é construído por meio da conquista de uma estrutura que funcione em sinergia. É importante que tanto a equipe pedagógica quanto a equipe administrativa estejam sintonizadas e possam manifestar apoio mútuo para oferecerem as melhores condições de aprendizagem para seus alunos. 

Para auxiliar na busca por esse resultado foi alcançado um alto nível de desenvolvimento tecnológico, que por meio de softwares especializados em educação oferecem ferramentas de gestão educacional, capazes de promover uma cultura de análise e monitoramento de dados, facilitando a troca de informações entre os setores pedagógico e administrativo. 

O auxilio dos Softwares de Gestão Educacional na busca por metas e resultados

Os softwares de gestão educacional já estão presentes na maioria das instituições de ensino, em setores administrativos como o financeiro e de recursos humanos. Mas com o avanço da tecnologia de softwares voltados para a educação, é possível trabalhar com armazenamento de dados e gestão da informação, utilizando relatórios para elaborar metas de desenvolvimento e monitorar seus resultados.

Confira abaixo algumas funcionalidades desta tecnologia que podem de fato, mudar a realidade de uma escola:    

1 - Desenvolvendo métricas para avaliar o desempenho 

Por meio dos relatórios que os softwares de gestão educacional geram é possível ter acesso de forma prática às taxas de inadimplência, índice de matrícula, taxa de evasão escolar, entre outros. Esses dados permitem que sejam criadas métricas para avaliar indicadores de desempenho da instituição em suas várias frentes. 

Na frente pedagógica é possível acompanhar o desempenho e evolução dos alunos por meio do histórico escolar e por seus resultados em avaliações, projetos escolares e quantidade de faltas. Os relatórios ajudam o professor e a equipe pedagógica a tangibilizar suas percepções, facilitando o diálogo entre setores e com os responsáveis pelo aluno em casos críticos. 

Já na frente administrativa, os relatórios auxiliam na gestão de pessoas, proporcionando meios para analisar a atuação do quadro discente, facilitando processos de feedbacks e o  alinhamento de expectativas entre direção, professores e os responsáveis pelos alunos.

2 - Visão sistêmica e integrada

Para extrair dados com rapidez e exatidão é essencial que o software de gestão educacional funcione de forma integrada. A articulação das informações de setores diferentes facilita a compreensão da instituição como um todo, ao mesmo tempo que permite fazer análises isoladas. 

As informações gerais da escola, considerando todas as suas frentes, auxiliam no planejamento das ações e na tomada de decisões frente aos investimentos necessários para o desenvolvimento da instituição. Já nas análises isoladas, é possível acompanhar o desenvolvimento de um aluno específico e visualizar dados que indicam se uma queda no seu desempenho está relacionada ao excesso de faltas ou a questões pedagógicas. 

O sistema integrado facilita ainda os processos da secretaria, compartilhando documentos entre setores sem a necessidade de um controle manual dos processos, o que diminui a possibilidade de erros e de volume de papel. É possível programar os fluxos de trabalho transformando automaticamente planilhas em calendários e registros de atividades em documentos.  

3 - Identificação de gargalos e otimização dos recursos

Através do cruzamento de informações entre os diferentes setores é possível observar o fluxo dos investimentos desde a identificação da demanda, compra e sua forma de utilização. 

Com isso, é possível identificar gargalos e gastos de cada departamento e assim otimizar os investimentos em áreas estratégicas e reduzir custos sem prejudicar a eficiência da estrutura.

4 - Segurança dos dados (LGPD). 

Com a informatização dos registros e processos dos alunos, a escola tem hoje um grande volume de dados, que são considerados como dados sensíveis pela LGPD - Lei geral de processamento de dados. Segundo a norma, tratam-se de dados pessoais com informações que quando cruzadas podem identificar um indivíduo dentro de um banco amplo de dados, como: origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, saúde ou sexualidade. 

Para proteger os dados como contas bancárias, balancetes, caixa, dados dos alunos e responsáveis e estar de acordo com a lei que entra em vigor em agosto de 2020, é preciso que o sistema restrinja o acesso a esses dados por meio de sistemas de login e senha. Além disso, a lei faz exigências no que se refere à autorização de uso dos dados, à estrutura de segurança da informação e da configuração da equipe de TI. 

A melhor solução em caso de empresas, cujo core business não é tecnologia da informação, como é o caso de instituições de ensino, é contar com equipes parceiras, que atendam às exigências da LGPD, mantendo os dados da instituição em segurança e dentro da regulamentação vigente. 

5 - Foco na estratégia

Por fim, investir em um software de gestão educacional de alto desempenho, diminui a carga de trabalho burocrática e de sistematização das informações abrindo espaço para o gestor se concentrar nas medidas estratégicas, que trarão resultados a médio e longo prazo. 

O Mannesoft Prime é um software de gestão educacional que está há mais de 25 anos focado em instituições no Brasil e na América Latina e tem como foco congregar alta tecnologia com visão de negócio, proporcionando uma maneira inteligente e eficaz de gerir o ambiente de aprendizagem.  

Pensado para instituições que atendem desde o ensino básico até a formação universitária, ele oferece ferramentas voltadas para a gestão total da estrutura, integrando os setores e facilitando e automatizando processos burocráticos. 

O layout da plataforma é customizado para a identidade visual e para as necessidades de recursos de cada cliente. Seu processo de implantação é pensado para simplificar a utilização e diminuir os desgastes da equipe no processo de adaptação. Conheça todos os benefícios que o Mannesoft Prime pode trazer para seu ambiente de ensino e para o crescimento da sua escola.